Business-VoIP vereinfacht

Durch eine neue Fixkostenoption entfallen hohe Lizenz- und Zusatzgebühren.

Für Unternehmen jeder Größe beschleunigte die Pandemie den Wandel hin zu hybriden Informationstechnologielösungen, die sowohl die Kommunikation und Zusammenarbeit aus der Ferne als auch im Büro für Kunden und Mitarbeiter erleichtern.

Auf dem heutigen Markt handelt es sich dabei zunehmend um Mobil- und Bürotelefone mit integrierter Software, die anspruchsvolle Sprach-, Video-, Messaging- und Workforce-Management-Funktionen bietet.

Dies hat die Komplexität der Telefonsystemanforderungen erhöht und Unternehmen eine Fülle von Optionen geboten. Da die Benutzer in der Regel über Bürotelefone und Mobilgeräte arbeiten und häufiger im Büro und unterwegs arbeiten, besteht ein größerer Bedarf an der Weiterleitung von Nachrichten, um verpasste Anrufe zu vermeiden.

Darüber hinaus wird häufig eine Vielzahl neuer Dienste erwartet, die über das Telefonieren hinausgehen, beispielsweise Short Message Service (SMS)/Multimedia Messaging Service (MMS), Videokonferenzen, visuelle Voicemail und Anrufaufzeichnung.

Darüber hinaus wird die Telefonanlage zunehmend über APIs an bestehende Unternehmenssysteme wie Contact Center, Workforce Management und Customer-Relationship-Management-Systeme (CRMs) angebunden, sodass wichtige Daten auf vielfältige Weise überwacht und ausgewertet werden können.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht jedoch darin, sich mit Qualitäts- und Integrationsproblemen auseinanderzusetzen, zusammen mit ständig steigenden Anbieterpreisen und Zusatzgebühren, die am Ende über 70 US-Dollar pro Benutzer und Monat kosten können.

Wenn Manager die Dienste benötigen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, aber weder die Zeit noch die Lust haben, komplexe Abrechnungen zu regeln, können sie sich wie Gefangene ihres Technologieanbieters fühlen.

„Heutzutage fühlen sich Geschäftsinhaber mit all den Software-as-a-Service-Gebühren überhäuft, deren Kosten ständig steigen und nie sinken. Sie werden mit niedrigen Angeboten zum Einstieg verführt, und dann verdoppelt oder verdreifacht sich der Preis bei Verlängerung oder Änderungen. ", sagte Eric Brackett, Präsident der BTI Communications Group, einem Technologiekonvergenzanbieter für den Geschäfts- und Logistiksektor.

Das Unternehmen fungiert als Komplettanbieter komplexer Telefon- (VoIP-), Netzwerk- und physischer Sicherheitssysteme bis hin zur Installation von Kabeln und Leitungen sowie der Überwachung und dem Schutz der Cybersicherheit.

„Die Preisgestaltung für Telefonsysteme, bei der es sich um einen Anbieter handelt, stellt eine enorme Belastung für Unternehmen dar, wenn sie zu Gemeinkosten und Betriebsausgaben wird“, fügt er hinzu. „Stattdessen möchten Manager die vollen Kosten über ein paar Jahre hinweg kapitalisieren oder das System mit minimalen Betriebskosten besitzen.“

Darüber hinaus bevorzugen Unternehmen ein Telefonsystem, das von Anfang an Zugang zu allen Serviceoptionen bietet, unabhängig davon, ob diese genutzt werden oder nicht, zu einem niedrigen monatlichen Festpreis, wodurch zusätzliche Gebühren und Komplexität vermieden werden.

„Geschäftsinhaber und Manager schätzen es, nur einen Posten auf der Rechnung zu haben, der alles abdeckt. Wenn sich die Preise für einen bestimmten Zeitraum nicht ändern, entfällt das Problem steigender Ausgaben und überraschender Zusatzkosten“, sagte Brackett.

Er weist darauf hin, dass ein solches System sowohl das Kunden- als auch das Mitarbeitererlebnis verbessern kann, indem es Webdienste wie Sprache, Video, SMS/MMS, Smartphone und PC sowie Contact Center, CRM und Workforce Management integriert.

„Heutzutage muss ein Geschäftstelefonsystem das Arbeiten von überall aus ermöglichen, sei es im Büro, zu Hause oder unterwegs, und die gesamte Bandbreite an Kommunikationstechnologien bieten“, sagte Brackett.

Er fügt hinzu, dass einige der fortschrittlicheren Marktplatzoptionen jetzt einfacher denn je zu integrieren und zu nutzen sind. Diese ermöglichen es Geschäftsmitarbeitern, ihre eigenen Smartphones zu nutzen, ohne neue Geräte kaufen zu müssen, da der Dienst bei fast jedem Mobilfunkanbieter funktioniert.

Um die Nutzung zu optimieren, kann ein Webportal es Benutzern ermöglichen, die Kontrolle zu übernehmen und das gesamte System über eine einfache Schnittstelle einfach zu verwalten. Videokonferenzen erleichtern zudem die Zusammenarbeit überall auf jedem Gerät und einige oder alle Anrufe können bei Bedarf aufgezeichnet und abgerufen werden.

Astral Energy aus Montvale, New Jersey kauft Energie im Großhandel und verkauft sie im Einzelhandel an über 15.000 Unternehmen im B2B-Markt. Ashton Fox, Chief Operating Officer von Astral Energy, suchte nach einer robusteren und stabileren Lösung als sein bestehender Telekommunikationsdienst.

„Viele unserer Kunden arbeiten unterwegs mit ihren Smartphones, daher sind SMS- und Multimedia-Nachrichten wichtig, um mit ihnen zu kommunizieren. Wenn unsere Kunden Schwierigkeiten haben, uns zu erreichen, oder wenn wir aufgrund unseres Telefonsystems Schwierigkeiten haben, sie zu erreichen, funktioniert es nicht. "sagte Fuchs.

„Wir hatten einige Probleme mit der Anrufqualität, dem SMS- und MMS-Dienst und dem technischen Support unseres Anbieters“, fügt er hinzu. „Außerdem wollten wir eine bessere Preistransparenz. Wir wollten nicht später herausfinden, dass wir eine bestimmte Funktion wirklich brauchten und dafür jeden Monat mehr zahlen müssen, was sich auf unser Budget auswirken würde“, sagte Fox.

Als Lösung wandten sich Fox und Astral Energy einer neuen Option auf dem Geschäftsmarkt namens GoodPhone von BTI zu, die umfassende Web-, Sprach-, Video-, SMS-, MMS-, CRM-, Contact Center- und Workforce-Management-Dienste sowie -Integration für Kunden und Mitarbeiter bietet.

Der Dienst funktioniert auf Smartphones und Bürotelefonen sowie auf als Telefon genutzten PCs.

Der komplette Telefondienst mit allen erforderlichen Optionen kostet eine monatliche Pauschalrate von weniger als 25 US-Dollar pro Benutzer. Während der Vertragslaufzeit kann jeder Nutzer eine unbegrenzte Anzahl an Telefonen im Rahmen derselben Flatrate nutzen. Es können auch Telefone bei BTI gemietet oder gekauft oder vorhandene VoIP-Geräte genutzt werden.

Wenn Mitarbeiter ihr privates Smartphone nutzen, indem sie die GoodPhone-App herunterladen, müssen sie ihre persönlichen Mobilfunkdaten nicht mehr preisgeben, um geschäftliche Anrufe zu tätigen. Stattdessen können sie ihren Kunden eine Büronummer zur Verfügung stellen, über die sie erreichbar sind und über ihr Webtelefon, ihre mobile App oder ihr Tischtelefon Anrufe tätigen oder entgegennehmen können, wobei die Büronummer immer angezeigt wird.

„Mitarbeiter geben nur eine Geschäftsnummer an und alle Anrufe und SMS bleiben im GoodPhone-Portal auf ihrem Smartphone oder ihrer PC-App. Wenn ein Kunde seine Nummer anruft und er sie nicht auf seinem Smartphone beantwortet, kann der Anruf an das Unternehmen weitergeleitet werden.“ Voicemail, nicht ihre persönliche Voicemail“, erklärt Brackett.

Der Dienst ermöglicht es Unternehmen auch, Werbeaktionen per SMS zu verschicken, Kunden per SMS- und MMS-Nachrichten zu kontaktieren und die Antworten zu verfolgen. Mitarbeiter können von einem Konto aus Nachrichten überwachen und automatische Antworten mit benutzerdefiniertem Text festlegen.

Der Dienst erleichtert die Lösung von Kundenproblemen, indem er die Suche in Textarchiven mit einer 360-Grad-Ansicht der Kundeninteraktionen ermöglicht. Wenn Videokonferenzen erforderlich sind, ermöglicht der Dienst derzeit die Teilnahme von bis zu 1.000 Personen und die gemeinsame Nutzung eines Bildschirms durch bis zu 25 Personen.

Fox ist nicht nur mit der einfachen Implementierung des GoodPhone-Dienstes, sondern auch mit seiner Qualität und Zuverlässigkeit sehr zufrieden.

„Die an unser Büro gelieferten Telefone waren bereits programmiert, also musste ich sie nur noch anschließen. Sie gaben mir im Wesentlichen ein schlüsselfertiges System“, sagte Fox.

Fox schätzt, dass es sich bei dem Technologieintegrator nicht nur um eine Telefongesellschaft handelt, was seiner Meinung nach zur Verbesserung der Systemzuverlässigkeit beigetragen hat.

„Das System ist weitaus globaler und robuster als das, was wir zuvor hatten. Es ist sehr zuverlässig und wir haben keine Probleme. In einem Jahr hatten wir weniger als 20 Minuten Ausfallzeit und sie haben sehr schnell bei der Lösung des Problems reagiert.“ er sagte.

Fox lobt den Telekommunikationsdienst für die Erleichterung seiner Pflichten als Manager und COO. GoodPhone ermöglicht die Überwachung und Verwaltung der Belegschaft von überall aus und umfasst eine Web-Telefon- und Smartphone-App, ein Anrufstatistik-/Callcenter-Dashboard sowie Echtzeit- und Verlaufsberichte.

„Als Manager ist es wichtig, wie ich das gesamte Backend sehen und verwalten kann. Im Gegensatz zu vielen anderen Apps funktioniert die mobile App tatsächlich und leitet Sie nicht nur zu einer Website oder einem Browser weiter. Ich kann praktisch alles tun, was ich kann.“ auf einem Desktop innerhalb der App“, sagte Fox.

„Mit dem Service kann ich mein Team effektiver führen“, fügt er hinzu. „Wenn es beispielsweise während eines Telefongesprächs mit einem Kunden ein Problem gibt, kann ich die Aufzeichnung schnell auf mein Telefon abrufen, um bei der Lösung zu helfen.“

Auch andere Unternehmen legen Wert darauf, die Komplexität ihrer Telefonsysteme zu einem niedrigen, monatlichen Pauschalpreis zu vereinfachen.

Market Contracting Services, ein Bauunternehmen in Chicago, Illinois, hatte seine Anlage umgebaut und plante die Anschaffung teurer Festnetztelefone für das Büro, überlegte es sich aber noch einmal, als ihr Technologieintegrator eine bessere Option vorschlug, so Esmeralda Macias, die Büroleiterin des Unternehmens.

„Mit den neuen VoIP-Smartphones, die BTI zur Verfügung hat, müssen wir nicht für Festnetzanschlüsse bezahlen. Wir können jetzt alles online über ein Portal einsehen und so alle eingehenden und verpassten Anrufe einsehen“, sagte sie.

Laut Macias müssen Mitarbeiter nicht mehr am Schreibtisch sitzen, um Anrufe entgegenzunehmen, da sie dies überall dort tun können, wo eine Internetverbindung besteht.

„Auch außerhalb der Geschäftszeiten können wir Anrufe auf unsere Smartphones weiterleiten. Das hat zu einem besseren Kundensupport und mehr Verkäufen geführt“, sagte sie.

Auch aus haushaltstechnischer Sicht ist die VoIP-Telefonanlage ein Erfolg. Das System eliminiert nicht nur die laufenden Rechnungen des Mobilfunkanbieters, sondern ermöglicht auch unbegrenzte lokale und inländische Ferngespräche.

„Die Festnetztelefone und der Service würden viel mehr kosten. Durch die Implementierung von GoodPhone sind wir finanziell bereits weit vorne – und wir fangen gerade erst an, die Fähigkeiten der VoIP-Telefone zu nutzen“, schließt sie.

Unternehmenstelekommunikationssysteme sind seit langem komplex und kostspielig, was zu Frustration bei den Benutzern führt. Da der heutige Markt jedoch eine größere Auswahl bietet, können Unternehmen, die praktisch alle erforderlichen Telekommunikationsdienste über VoIP-Telefone zu geringen Fixkosten integrieren, ihre Abläufe rationalisieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

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